メディアとつきあうツール  更新:2008-10-01
すべてを疑え!! MAMO's Site(テレビ放送や地上デジタル・BSデジタル・CSデジタルなど)/サイトのタイトル
<ジャーナリスト坂本 衛のサイト>

電子メールのマナー
(件名 返信 宛名 CC・BCC ファイル添付 改行など作法・ビジネス常識)

このサイトをつくる坂本衛は、未知の方のみならず友人知人からも、いわゆる電子メールマナーや作法・常識から逸脱したメールを受け取ることがあります。学生に注意するのも飽きたので、このページを作って参照させることにしました。メール作法を記したWEBサイトは、ほとんどがいい加減(たとえば、メール本文を改行する理由を「古いメーラーが意図せぬ改行をする恐れがあるから」とだけ説明するのは誤り。新しいメーラーを使っていることが確実な人には、改行なしで送っていいのかという話になるから)。興味がおありの方は、参考にどうぞ。

≪このページの目次≫

はじめに──基礎用語の解説(登場順)

メール(mail)
「郵便」の意味だが、このページでは「電子メール」(electronic mail、e-mail、Eメールとも)のこと。インターネットに代表されるコンピュータ・ネットワークを通じて文字その他をやり取りするシステム、およびやり取りされる電子的な郵便形式の情報。
スパムメール(spam mail)
大量に送りつけられる広告メール、嫌がらせメール、悪意あるウィルスメールなど「迷惑メール」のこと。スパムメールをスパムフォルダに選り分けるセキュリティソフトを導入すると、大半のものを読まずに捨てることができる。
メーラー(mailer)
電子メールを送受信・管理するためのソフトウエア。「メールクライアント」、「メールプログラム」とも。Outlook Express、Thunderbird 2、Shuriken 2008など。
メールアドレス(mail address)
電子メールの住所で、ハガキや封書に表書きする住所にあたるもの。半角英数字で「sakamoto@abc.ne.jp」の形式が一般的。アドレスを紙に書いて人に教えるときは、「0とo」「1とl」「6とb」「9とq」などを間違えやすいので、「13だけが数字、残りは英字」というように注記するとよい。
拡張子
ひとかたまりのデータの集まりである「ファイル」は、固有の名前(ファイル名)を付けて管理する。ファイル名のうちピリオド(.)より後ろの部分を拡張子といい、半角英字3〜4文字が一般的で、ファイルの種類を示す。このページでは、拡張子が「txt」のファイル名を「***.txt」のように表記する(***はホニャララ、何が来てもよいという意味)。
サイズ(file size)
このページでは、ファイルサイズのこと。ファイルの物理的な大きさ(容量)。画像を表や文書に貼り付けると、貼り付け方によって全体サイズがそれぞれの単体サイズの合計にならず、桁違いに大きくなる場合がある。画像その他をメールに添付する場合も、「画像その他の単体サイズ+メールサイズ」より3割ほど大きくなるので注意。
デフォルト(default)
コンピュータ(ハードウェア)やソフトウェアの標準的な初期設定のこと。もとは不出場や(債務)不履行などをいい「(必要なことを)何もしない」という意味。

件名(Subject)の付け方

 メールの件名は、(1)個別具体的に、(2)発信者名がわかるように、(3)スパムメールと区別できるように、(4)なるべく短く、付ける。

(1)件名は、個別具体的に

 「Hello!」「はじめまして」「お元気ですか」「こんにちは。忙しいですか?」「お疲れさまです」「お世話になります」「遅くなりました」「申し訳ございません」「ご無沙汰しております」「先日メールした件です」「報告です」「確認をお願いします」「返信をお願いします」「御馳走さまでした」「あけましておめでとうございます」「新年会の件」「忘年会の件」といった件名は一般的すぎ、スパムメールにもよく使われるので×。名前だけの件名も、スパムメールによく使われるので×。

 件名「緊急!ミーティングの日時変更」は△。より具体的な「営業PTミーティングは4月8日に変更」は○。至急メールは「★★★緊急★★★ミーティング4月8日(坂本)」のように目立たせるとよい。もちろん、本当に大至急の用件ならば、メールを打つより先に電話しなければならない。(1)メールは受信者が好き勝手なタイミングで読む、(2)メールは遅れて届くことがたまにある、(3)メールは届かないことがごくまれにある、からだ。

(2)件名は、発信者名がわかるように

 件名「御礼」は×。「3日ご講演の御礼(坂本 衛)」は○。メーラーの「送信者名」欄には、自分の名前を登録していない人ならばメールアドレスが、ローマ字で登録している人ならばアルファベットが出てしまう。いずれも誰からのメールか判別しにくいから、件名には名前を入れるべきである。山田太郎のような、よくある名前の人は、所属も入れたほうがよいかもしれない。

 坂本がよくやるのは、本文冒頭の適当な文字を拾って件名欄にコピーし、カッコ付きの名前を追加する方法である。たとえば本文に「ご無沙汰しています。忙しいところ申し訳ないですが、急ぎで三つほどお願いあり。(1)……。(2)……。(3)……。以上、よろしくね。」と書いたとき、件名を「急ぎで三つほどお願い(坂本 衛)」とする。

(3)件名は、スパムメールと区別できるように

 (1)(2)のようにすれば件名でスパムメールと区別でき、メールが受信者のスパムフォルダに入っても、気づいてもらえる可能性がある。初めての人に出すメールは、まず、スパムフォルダに入るものと考えておくべきである。「★★★重要★★★」のように目立たせれば、見つけてもらいやすい。

(4)件名は、なるべく短く

 メーラーの件名欄の長さには限りがあるから、以上の条件を満たしたうえで、件名は短いほうがよい。長くなるときは、個別具体的な言葉を最初にもってくる。一覧表示で後ろのほうが見えない可能性があるからだ。

 「放送批評懇談会よりお年賀/あけましておめでとうございます」は○。「お年賀/あけましておめでとうございます(放送批評懇談会)」は×。

(5)「Re: 」付き件名に注意(「返信メールに多い誤り」の項も参照)

 Outlook Expressで返信するとき、受信メール一覧から特定のものを選び、マウスの右クリックで「送信者へ返信」を選ぶと返信メールが開く。受信メールの件名が「田原×佐藤対談の原稿(ABC出版・山田)」だったとすれば、返信メールの件名は、自動的に「Re: 田原×佐藤対談の原稿(ABC出版・山田)」となる。

 このメールをそのまま送ると、発信者名がわからず、相手は自分の名前入りの件名に違和感を抱くかもしれない。坂本は「Re: 田原×佐藤対談の原稿(坂本返信)」と直してから送るようにしている。

 相手がさらに返信メールを打つとき、「Re: Re: 田原×佐藤対談の原稿(ABC出版・山田)」という件名は、わずらわしいうえに最初のメールと似すぎており、よくない。「田原×佐藤対談の補足(ABC出版・山田)」や「田原×佐藤対談で追加の連絡(ABC出版・山田)」のように件名を変えるべきである。「Re: 」は最初の受信者が1回だけ使うものと考えておけばよい。

メール本文の書き方(宛名、署名など)

(1)冒頭に宛名を入れる

 当たり前。

(2)文末に自分の名前を入れる

 これも当たり前。なるべく「署名」を入れたほうがよい。署名とは、ただの自分の名前ではなく、メーラーに登録する名前・連絡先などの定型のセットのことで、名前とメールアドレスが必須である。

 名前は、必ずフルネームで。メールアドレスは、PC用と携帯用など複数のアドレスを使う人が多いが、どのアドレスから打ったメールか相手に知らせるために必要(とくに、返信してほしいアドレスが、発信元アドレスと異なる場合は、そのことを必ず明記しなければならない。メールにアドレスを書くときは「mail: aiueo@abcde-net.co.jp 」のように、前後に半角空白を入れる(末尾で改行するときは、末尾の空白は不要)。「mail:aiueo@abcde-net.co.jp」と書くと、メーラーがアドレスを解釈できない場合がある。「mailto:aiueo@abcde-net.co.jp」と書けば、解釈できたりもする)。

 署名は、一度登録すれば、以後はワンタッチで入る。ビジネス用、友人用などの使い分けもできる。署名の具体例は「署名 デザイン」でGoogle検索を。Outlook Expressで署名を作成するには

(3)日時の表示

 メールをある日時に送ったと示すことが重要なとき(たとえば期限付きの回答など)は、名前の脇に日付と時刻を明示したほうがよい。日付や時刻は、多くの日本語入力システムで、デスクトップ右下のトレイから簡単に入力できる。

(4)時候の挨拶など

 「拝啓 新緑の候ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。……敬具」式の丁寧な時候の挨拶は、書いて誤りとはいえないが、メールにはなじまない。そのような丁寧な挨拶が必要なコミュニケーションは、封書でやり取りすべきだろう。なお、この手の丁寧な挨拶はハガキにもなじまない。ハガキには「前略……早々」と書くものである。

 「夜分に恐れ入ります」というような言葉も、メールには不要である。メールは受信者が好き勝手なタイミングで読むものだからである(パソコンでやり取りするメールの場合。若者たちの間で、受信すればすぐ返信するものとして使われている携帯メールの場合は、「夜遅くにゴメン」と書いても、もちろんかまわない)。

(5)長すぎるメールは書かない

 どうしても長くなってしまったら、「長文失礼」を意味する文言《もんごん》を入れておく。

メールの改行について

(1)文字数が全角35文字付近で改行する(行末でEnterキーを押す)

 そもそも、1行の文章が長すぎると、次の行を読むとき冒頭を見つけづらいから読みにくい。これは縦書き・横書き、紙・モニタ、ハガキ・メールを問わない常識であり、メールのマナー以前の話。

 また、メーラーをモニタ画面の横一杯に広げている人は少ない、左側にフォルダ一覧を表示させる人が多い、表示文字を大きめに設定する人がいるなどの理由によって、メール本文の表示スペースはまちまちで、しかもあまり広くない。たとえば、メール本文の表示スペース幅が全角50文字だとすれば、全角55文字で改行した文章は、書き手には「55字、55字、55字……」とそろって見えても、読み手には「50字、5字、50字、5字、50字、5字……」と見えてしまう(もっとも、メーラーの幅を広げれば正しく表示できる)。

 ところで、古いタイプのメーラーには1行に半角80文字(全角40文字)までしか表示できないものがあり、1行の文章が長すぎると、筆者が意図しない箇所で改行され読みにくくなる恐れがある。

 さらに、返信メールを打つとき、もとの文章の各行冒頭に「> 」を付けて引用表示する慣行があり、そのまた返信メールには「> > 」が付いて各行が長くなっていくため、全角38〜39文字目あたりの行末ギリギリで改行すると、グジャグジャなメールをやりとりすることになりかねない。

 そこでメール本文を書くときは、全角35文字付近の単語や意味の切れ目で、強制的に改行するとよい。なお、私は古いタイプのメーラーを使う人とメールをやりとりした経験は(おそらく、ほとんど)ない。それでも全角35文字付近での強制改行を推奨するのは、単純に読みやすいからである。

(2)数行に1行、空白行を入れる(Enterキーを2回押す)

 これも、読みやすさへの配慮。空白行は意味の切れ目で入れる。

(3)もちろん例外はある

 たとえば、印刷物に掲載する原稿をメールで送るとき、余計な改行や空白行を入れるべきでないことは、いうまでもない。

ファイル添付について

(1)了解がある場合を除き、ファイル添付はすべきでない

 ライターが編集部に原稿を送る、デジカメ写真を写っている人に送るなど、受信者と送信者の間に了解がある(と十分信じられる)場合を除き、メールへのファイル添付はすべきでない。とりわけ未知の人に宛てたメールに、ファイルを添付してはならない。コンピュータ・ウィルスは、ファイル添付によって広まることが多いからである。

(2)Microsoft社のOffice製品は、世界標準でもなんでもない

 会社員や官僚などに極めて多い過ちは、組織から買い与えられたパソコンにMicrosoft社のOfficeが入っており、組織内でそのファイルが標準の形式として流通していることから、Wordファイル(***.doc)、Excelファイル(***.xls)、PowerPointファイル(***.ppt)などをそのままメールに添付するというものである。

 先方のパソコンに、Microsoft社のOffice互換のワープロソフトや表計算ソフトがインストールされているかどうかわからず、ファイルを開くことができるかどうかわからないのに、そのファイルをメールに添付するのは誤りであり、失礼な話である。受信者と送信者の間に了解がある場合を除き、これらのファイルは添付すべきでない。どんな環境でも読むことができるテキストファイル(***.txt)ならば添付してもよいが、それならば添付せずに、メール本文で送ればよい。

(3)特殊なファイルを添付する場合は

 書式スタイルを崩したくない、画像をチェックするといった理由があり、受信者と送信者の間に了解があれば、一太郎ファイル(***.jtd)、Wordファイル(***.doc)、Photoshopファイル(***.psd)など特殊なファイルをメールに添付して送っても、もちろん構わない。

 ある程度普及したソフトウェアは、ソフト本体をパソコンに導入しなくても、ビューアーソフト(編集・改変はできないが、閲覧・印刷はできる)が無料配布されていることが多いので、入手先を先方に伝えればよい。気の利いた編集部ならば、一太郎もWordも持っていて当然だ(日本語ワープロソフトとしては、前者のほうがはるかに優秀なので)。

主な無料ビューア・ソフト(必ず最新版をダウンロードするよう注意)

(4)添付するファイル名に注意

 添付ファイルには、半角英小文字・数字を使ってわかりやすい名前をつけ、必ず拡張子も付ける。拡張子を除き、8文字以内を推奨。長いファイル名は、一見して後ろのほうが表示されないことがあり、ウィルス・ファイル(***.exe)とすぐ判別がつかない恐れがあるのでよくない。短いファイル名にして意味が通りにくくなる場合、複数のファイルを同時に添付する場合は、メール本文にファイル名と内容を注記すべきである。

 なお、英文字表記を短くするときは母音(aiueo)を省くのがコツ。「bnnr0125.gif」ならばbannerの画像ファイルらしい、「ggltest.txt」ならばgoogle関係の文章らしいとわかる。「2〜3文字短いからって、何だってんだ」と思うかもしれないが、その説明は面倒なので省略。

(5)添付するファイルのサイズに注意

 文書ファイルではまず問題にならないが、画像・動画・音声ファイルなどを添付するときは、サイズを考慮する必要がある。

 プロバイダのシステム上、一定以上の大きなサイズのメールは受信できないのが普通である。目安は1MB(1メガバイト)=1000KB(1000キロバイト)で、システムにもよるが、せいぜい数MBまでと思っておけばよい。通常やりとりするメールのサイズは2〜数KB以下、単行本の文書ファイル1章分を添付して数十〜100KB以下。高精細度のデジカメ写真1枚添付で千数百〜2000KB(1.5〜2MB)以下といったところだろう。なお、デジカメ写真といっても一眼レフのRAWデータ(生データ)は1枚10MB前後と大きい。

 ちなみに、坂本が過去に受け取ったメールのサイズBIG3は、アスコム発信の取材時の音声ファイル(***.wma)8545KB、中町綾子発信の本のチラシファイル(***.pdf)7502KB、アスコム発信の本のチラシファイル(jpg形式が三つ)6928KBだった。これらを上回る巨大サイズで受け取れなかったケースも何度かある。

 したがって、1MBを超えるようなファイルのやり取りは、無料の大容量ファイル転送サービス(たとえば宅ふぁいる便 )の利用、無料オンラインフォトアルバム(たとえばJOYPIX )の利用、サイトに掲載し閲覧させる、CD-RやDVD-Rに収録し宅配便で送る、などを検討すべきである。

 もちろん、添付うんぬん以前に、ファイルサイズの圧縮をいつでも心がけるべきである。ファイル作成・保存時の圧縮方法は、「pdf ファイルサイズ 小さくする」でGoogle検索を(jpgの場合は、pdfをjpgに変えて検索)。送信時の圧縮は、+Lhaca が簡便だが、使うときは先方に入手先を伝える必要がある。

返信メールに多い誤り

 Outlook Expressで返信するとき、受信メール一覧から特定のものを選び、マウスの右クリックで「送信者へ返信」を選ぶと返信メールが開く。この冒頭にメッセージを書き、そのまま送信する人が、ものすごく多い。

 ところが、この返信メールには、デフォルト(初期設定)でもとの文が各行冒頭に「> 」を付けて含まれるため、先方は自分が送ったメッセージが「> 」付きで後半にぶら下がっているメールを受け取ることになる。こちらの署名までそのまま送り返してくるメールは、不愉快である。また、「×××× wrote:」や「××さんは書きました」といった機械的な挿入句も、人をバカにしている。

 このやり方は、無用なものを送っているから誤りである。「> 」から始まる引用は、必要な部分だけを残して削除しなければならない。たとえば、会合への出席要請メールに返信するときは、相手が書いてきた日時と場所だけを残し、これについて「了解しました」と書き添えるようにする。この返信を受け取った相手は、日時・場所がちゃんと伝わっているなと納得できるわけだ。

 以上のようにしない例外として許されるのは、受信メールがごく短いとき、本当に急いでいるとき、バージョンが異なる契約書などの文面をやりとりしているときくらいと考えるべきである。

 もとの文の無用な引用が、返信、再返信、再々返信と繰り返されると、さらに悲惨なことになってしまう。

(1)ある受信メールの実例(空白行は略、伏せ字は人名)

坂本副塾長様
明けましておめでとうございます。
本年もよろしくお願いいたします。
また、1月16日の琵琶湖塾よろしくお願いいたします。
新幹線の切符をお送りさせていただきたいのですが、
お帰りはいつも通り昼すぎ東京に着く便でよろしかったでしょうか。
今日、明日にも購入してお送りさせていただこうと思っています。
急ぎで申し訳ありませんが、ご返事いただけるとありがたいです。
××さんは当日、最終電車までおつきあいいただけるとのことです。
行き
1月16日 東京15:50 京都18:11 のぞみ41号
帰り
1月17日 京都10:32 東京12:53 のぞみ128号
■■■■

(2)その返信メールの、そう悪くない実例(同)

■■様
明けましておめでとうございます。こちらこそよろしく。
> 行き
> 1月16日 東京15:50 京都18:11 のぞみ41号
> 帰り
> 1月17日 京都10:32 東京12:53 のぞみ128号
でOKです。取り急ぎ。坂本

(3)困ったRe:Re:Re:のRe:メールの実例(本物はこの数倍の長さ)

> ■■■■
>
>
> On Mon, 12 Nov 2007 22:41:29 +0900
> ●●●● <gerogero@kerokero.ne.jp> wrote:
>
> > ●●です。
> >
> > 若干の書き加え(緑色)をしました。
> >
> >
> > On Mon, 12 Nov 2007 20:13:23 +0900
> > ■■■■ <harahoro@hirehare.co.jp> wrote:
> >
> > > ▲▲さん、
> > >
> > > ご指摘&文章追加ありがとうございます。
> > > 異存ありません。
> > >
> > > (なお、瑣末な修正をしたファイルを添付いたします。
> > > 「規定類」→「規程類」と修正しました。
> > > 小役人的な修正と笑ってやってください。
> > >  規定=個々の条文。または、ルールを決めること。
> > >  規程=ルールを集めて文書化したもの。
> > >
> > > あと、第2 1(2)も少し書き足しました)
> > >
> > > ■■■■
> > >
> > >
> > > On Mon, 12 Nov 2007 19:20:56 +0900
> > > ▲▲▲▲ <makotoni@ikan.jp> wrote:
> > >
> > > > ●●先生、■■様、坂本様、◆◆様:
> > > >
> > > > ここ数日、コミュニケーションが悪く、まことに申し訳ございません。
> > > > ▲▲です(ようやく一昨日ニューヨークより帰国しましたが、向こう
> > > > で悪性の風邪にかかってしまったようで、難儀しています)。

 無用なものをくっつけて送ったって、「無用なだけで無害だろうから、どうってことないではないか」と思う人がいるかもしれないので、念のため。もちろんインターネット上で無用なものを送る行為は、有害なのだ。

 私が書くメールのサイズは、ほとんどが1〜3KB程度だが、いま3KBのメールを誰かに送ったとする。受け取った相手が、必要最低限の引用箇所だけ(1KB分とする)残し、適切に(2KB分書き足して)返信すれば、3KBの返信メールを出すことになる。やり取りされたメールのサイズ合計は6KBである。

 ところが、私が書いた内容(3KB)をそのまま残し、2KB分書き足して返信すれば、相手は5KBの返信メールを出すことになる。やりとりされたメールのサイズ合計は8KBである。

 たかが1.3倍のボリュームではないか、と思ってはいけない。全世界の人間が同じことをやったとすれば、世界中のメール流通量が1億で済むところ1億3000万に、100億で済むところ130億に、1兆で済むところ1兆3000億に増えるからだ。このトラフィック(行き来するデータ量)増大は、インターネットへの負荷を強め、ネット上の全ユーザーに必ずコストとして跳ね返ってくる。だから、無用の引用はやってはいけない。

CCメールとBCCメール

 Outlook Expressでメールを作成するとき、件名欄の上の[宛先:]をクリックすると、(1)宛先:(2)CC:(3)BCC:の三つの欄に送信先のメールアドレスを書き込む(入力する)ことができる。しかし、いい加減な使い方をしている人がとても多い。ある人のメールアドレスを、その人を直接知らないと思われる人に教える結果となる使い方は、すべて誤りである。

(1)宛先:(To:)

 メール本来の宛先であるアドレスを書く。複数に送る場合は、アドレスを「; 」で区切って入れる。アドレス帳を使うときは、区切り記号は自動的に入る(複数の宛先の書き方は、以下の項も同じ)。ただし、宛先欄に互いに直接知らない人のアドレスを並べて書いてはならない。

(2)CC:(Cc:)

 必ず(1)と併用し、(1)宛先欄にはメール本来の宛先を、(2)CC欄には「参考までに控えを送る」宛先を書く。ただし、宛先欄とCC欄に互いに直接知らない人のアドレスを並べて書いてはならない。CCメールに対しては、とくに返信しなくてもよいとされているが、必要と思えば返信すべきである。

 たとえば課長を主な宛先として課員2人にも同じメールを送るときは、課長のアドレスを(1)の宛先欄に、課員2人のアドレスを(2)のCC欄に入れる。課長をのけ者扱いするのでない限り、課長のアドレスをCC欄に入れないほうがよいかもしれない。また、本文冒頭に「○○課長様 CC:△△様、××様」のように明記すべきである。

 なお、CCはCarbon Copy(カーボン・コピー)の頭文字で、タイプライターを打つときに作るコピー(控え)の意味。

(3)BCC:(Bcc:)

 プレスリリースやイベント案内など、互いに知らない人が含まれる複数の宛先にメールを出す場合に使う。必ず(1)と併用し、(1)宛先欄には送信者本人の(自分自身の。複数を代表する誰かの、ではない!)アドレスを、(3)BCC欄にはその他全員のアドレスを書く。

 BCCメールを送るときは、本文冒頭に「このメールはBCCで送信しています」という意味を注記すべきである。なお、BCCはBlind Carbon Copy(ブラインド・カーボン・コピー)の頭文字。

メールに使うべきでない文字

 メールは、どんなパソコンやソフトウェア環境で読まれるかわからないため、機種や環境に依存する文字(機種依存文字)を使うと、表示できない、別の文字に化けるといったトラブルを招く恐れがある。キーボードから自然に打ち込める文字、ワープロで自然に変換される(変換候補の上位に出る)文字は、おおむね使えると思ってよい。日本語入力ソフトには入力時に機種依存文字であるとの注意を出すものがある。

 なお、メールに使ってよい文字は、ホームページ(html文書)に使ってよい文字と共通であると考えてよい。

(1)メールに使ってよい文字

半角英数字・一般的な記号(空白含む)
ABCabc123!"#$%&'()*+,-./:;<=>?@[\]^_`{|}~ など

全角英数字・一般的な記号(空白含む)
ABCabc123、。,.・:;?!゛゜´`¨^ ̄_ヽヾゝゞ〃仝々〆〇ー―‐/\〜‖|…‥‘’“”()〔〕[]{}〈〉《》「」『』【】+−±×÷=≠<>≦≧∞∴♂♀°′″℃¥$¢£%#&*@§☆★○●◎◇◆□■△▲▽▼※〒→←↑↓〓 など

全角ひらがな・カタカナ

多くの漢字

数学記号、JIS罫線記号(素片)、ギリシャ文字、キリル文字など

(受信者と送信者の間に了解がある場合の)特定の言語の文字セット
韓国・朝鮮人とメールするとき、ハングル文字を使ってよいのは当たり前。メール作法を記したWEBサイトの多くには、このことが記されておらず、視野が狭くて田舎臭い。

(2)メールに使うべきでない文字

半角カタカナ

ローマ数字
半角英字を使ってI、II、III、IV、V、VI、VII、VIII、IX、Xなどと書き直せば問題ない。

丸数字
カッコと数字を使って(1)(2)(3)と書き直す。印刷用原稿を送るときは、たとえば*1*、*2*、*3*などと書いておき「*数字*は丸数字に変換のこと」と注記する。

全角(1文字分)にカッコと数字や文字、単位表記などを収めている文字
(株)、(財)、センチメートルなどと書き直す。

ワープロその他で作った外字

携帯電話用の絵文字

一部の漢字
見たこともない難しい漢字や俗字・通字(「高」のなべぶたの下の口がハシゴになっている、「吉」の士が土になっている類)は、機種依存文字かもしれない。

メールに書くべきでないこと

 メールは、郵便でいえばハガキと同程度の安全性しかないとされている。配達人がハガキを読めるように、システム管理者はメールを読める。だから、ハガキに書かない内容や、書いてからハガキに保護シールを貼って送る内容は、メールに書くべきではない。人によって伏せたい個人情報は異なるが、たとえば銀行の口座番号は、メールではなく電話かFAXで伝えなければならない。

 自分以外の他人様《ひとさま》の個人情報も、自分の情報以上に尊重されるべきであって、人によっては、メールアドレス、携帯電話番号、自宅住所などを公開したくないかもしれない。だから、それらはメール本文や宛先・CC欄に書くべきではない。

 パスワードも本来はメールで送るべきではないが、メール以外に通信の方法がなければ仕方ない。パスワードがメールで送られてきた場合は、すぐそのパスワードを使って(もちろんメール以外の方法で)パスワードを変更すべきである。つまり、メールに書いてよいのは「仮のパスワード」だけである。

参考:パスワードの作り方

 パスワードの話題が出たついでに、より強力で安全なパスワードを作成するためのヒントを掲げておく。ご参考まで。無料サイトを閲覧するとき入れるパスワードで、ここまでやる必要はないけれども。

その他の役に立つ注意

(1)メールはそっけない、ビジネスライク(実際的、事務的)なもの

 年賀メールが年賀状の代わりになると思っている日本人は、ほとんどいないだろう。メールとは、そのようなそっけない、ビジネスライク(実際的、事務的)な通信手段である。だから、仕事にはたいへん向いているが、意を尽くして感情を訴えたいような伝達には向かない。

 電話で近況を伝えたり、会って謝罪したり、酒を酌み交わしながら相談したりするほうがよいのに、メールで済ませようとするのは愚かである。そのような判断がつかない人は、電子メールの作法を学ぶ前に、人間としてのコミュニケーション作法を学ぶべきである。

(2)怒りやクレームのメールは、まず下書きフォルダに保存! 一晩寝かせる!!

 メールは、コミュニケーションする相手が直接には見えず、自分で好き勝手な内容を書くことができる。相手の表情を見ながら言葉を選ぶ、相手の反論を聞きながら議論を組み立てる、といった微妙な調節がきかない。だから、相手に対して怒っているときは、必要以上に過激で大人げない文章になりがちである(掲示板も同様)。

 そんなメールを、まったく書くなとはいわないが、書き上げたらまず下書きフォルダに保存し、翌日、あるいは2〜3日後に読み直し、その時点で送信することを強く勧める。たいていの場合、「怒りにまかせて書いた、じつにくだらないメールだ。こんなものは出すまでもない」と思えるはずである。

(3)出す前に読み直し、宛先をチェック!

 私は、ある人物が「坂本衛をなんとか名誉毀損《めいよきそん》で告訴できないか」と弁護士に相談するメールを、それが届いた事務所から送ってもらったことがある。激情に駆られて、送信先を間違えたらしい(笑)。

 私は、メールのやり取りで、その人物の考え違いを至れり尽くせり懇切丁寧《こんせつていねい》に説明してやっただけだが、その者はバカ扱いされ(注:この認識は正しい)、名誉を毀損されたと思ったようである。いうまでもなく、刑法230条に規定される名誉毀損罪(民事上の不法行為としての名誉毀損もこれに準じる)は「公然と事実を摘示し、人の名誉を毀損した」場合に成立するので、当人にしか送っていないメールでは成立しない。東大法学部卒のくせに、それに気づかないのだから、バカである。

 相変わらずくだらない本やWEB記事を量産しているらしいその人物(パクリ行為でも有名と聞く)は、メールが届いた事務所や組織をよく知る人びとの笑いものとなり、以後まったく相手にされず、結局、組織から去っていった。そのように、一通のメールで信用がガタ落ちになることがある。

 ハガキや封書であれば、住所・氏名を手書きする、切手を貼る、封をする、ポストに投函するなど出すまでが面倒くさいぶん、チェックする機会と時間も増えるから、間違いが起こりにくい。

 これに対してメールは、アドレスを指定するカーソルが上下に何ミリかズレていただけで、思ってもいない宛先に届きかねない。簡便なぶん、間違いも起こりやすいから、くれぐれも注意が必要である。

(4)受信トレイなどの整理

 こんなのは、人それぞれが好みのやり方を見つけ出せばよく、マナーとは関係ない。ただ、「受信トレイにメールが何通くらい溜まっている? 空っぽにしたほうがいいって聞いたのだけど」と複数の人から聞かれたことがあるので、参考までに私のやり方を書いておく。

 Outlook Expressの受信トレイには2001年以降のメールが約6000通、送信済みトレイ(送信済みアイテム)には同じく約5000通が入っており(受信トレイ.dbxや送信済アイテム.dbxファイルの大きさは、270〜250MBほど)、毎週バックアップは取っているが、それ以上のことはしない。一覧表示に気持ち時間がかかる(1秒弱くらい)が、日に1度のことだから気にもならない。【2008年9月付記】HDDとメモリを増強したら、表示のストレスも解消した。

 以上二つのトレイ以外に、Outlook Express既定のトレイ、Norton AntiSpam フォルダ、D-FAX受信トレイ、仕事別や発信者別のトレイ、特定のメーリングリスト用トレイなど30弱の受信・返信トレイがある。各トレイに入っているメールの数は400通を超えない。たとえば、プロバイダからの受信トレイ(期限付きのメンテナンス情報その他の案内が入る)は、気が向いたときに重要なものにフラグ(赤旗)を付け、不要なものをまとめて削除したりする。AntiSpam フォルダだけは日に1度、一覧をざっと眺め、必要なメールが入っていないことを確かめてから捨てる(見落としはありうるが、仕方ない)。それ以外、用済みメールを一生懸命探し出して捨てたりはしない。

 受信メールの(たぶん)97〜98%以上はNorton AntiSpam フォルダに入り、それに入らなかったメールのうち該当する受信トレイがあるものはそれぞれ振り分けられ(登録してある件名か発信者名による)、どれにも入らなかったものが受信トレイに入る。その数が日に10通を超えることは滅多にない。たまにスパムメールが入っているが、スパムである旨を指定すれば、次からは入らない。

 以上のような運用で、私は不自由を感じたことがないから、まあ、とくに問題もないのではないか。もっとも、たとえば大量のメールの一覧表示に要する時間はパソコンの能力によるから、環境が変われば望ましいやり方も変わってくる。昨今のHDD・メモリの低価格化を考えれば、古い大量のメールを捨てるかどうか悩むよりも、PCの能力向上を図ったほうが手っ取り早い。

【2008年10月付記】 多数のメールを入れてあり、操作が重すぎるが、古いメールを捨てたくない場合は、「古い受信メール」「受信メール2006〜07」「古い送信メール」というようなフォルダを作り、古いメールを移動すればよい。受信トレイと送信トレイさえ軽くしておけば、日々の使用には問題ないはず。

(5)検索の使い方

 受信トレイに6000通を入れたままにしておくメリットは、「過去に遡《さかのぼ》って検索がきく」ことくらいだろう。もっとも、6000通が「受信トレイ」「受信メール2007〜05」「受信メール2004〜02」「受信メール2001以前」と四つに分かれていても、4回検索すればよいだけの話だから、たいしたメリットではないけれども。私は、そのメリットを、ソフトが重くなるデメリットよりも大きいと思っているが、そう思わない人は別のやり方をすればよい。私はアホらしいと思うが、世間には「受信トレイのゼロ化計画」を推進中の人もいる。

 検索するときは、「メッセージ」欄に人名、組織名、その他メール本文に書いてあっただろうと思われる「言葉」(文字列)などを入れて探す。「送信者名」で探すと、うまく検索できないことが多い。送信者名は、ひらがな、漢字、ローマ字、アドレスの場合がありうるからだ。

 検索は、誰かのメールアドレスや住所がわからなくなったとき、誰かの下の名前が思い出せないとき、以前やりとりしたメールに現在必要な記述やデータが含まれると思われるとき、などにやるのが一般的だろう。

 普通の人には用はないだろうが、次のような場合にも使える。放送批評懇談会に『GALAC』の注文メール(注文ページの入力情報はメールで送られてくる)が何千通か殺到したとき、事務局が「冊数を知るために、届いたメールを開かなければ。でも時間がない」という。私は「各メールには『2008年12月号:1』とか『2008年12月号:2」といった文字列が含まれているはず。『×日以降に受信したメッセージ』と指定して、その文字列(注:半角・全角の違いや含まれる空白をメールと同じにする)を含むメールを検索すれば、注文冊数ごとにメールの件数がわかる。合計すれば全注文冊数もわかる」とアドバイス。

(6)フォルダの最適化

 Outlook Expressで、フォルダをいくつも作ってメールを分類している人は少なくないだろう。このフォルダの実体は「***.dbx」というファイル(***はフォルダの名前)。新しいメールがフォルダに入ると、このファイルの末尾に追加される。

 注意が必要なのは、メールを削除した場合だ。あるメールを削除すると、「削除済みアイテム.dbx」の末尾にその削除メールが追加され、同時に、それまでメールがあった場所への内部的なリンクが削除される。ということは、たとえば「お仕事フォルダ」のメールを10通削除したとき、「お仕事.dbx」ファイルに未使用領域が最大10か所でき(領域が連続していることも、虫食い状態のこともある)、そのファイルのサイズは変わらない。そして、「削除済みアイテム.dbx」のサイズがメール10通分だけ大きくなる。

 早い話がメール10通を削除すると、HDDの容量をメール10通分だけ余計に食うわけである。しかも、「お仕事.dbx」ファイルが虫食い状態になる。さらに、ボリュームが大きくなった「削除済みアイテム.dbx」はHDDの元の場所に収容できないから、別の場所に保存しなければならない。こうして、ファイルの断片化が起こり、HDDの容量が圧迫されていく。当然、HDDの読み書き速度が遅くなっていく。

 以上の問題を解消するには、「最適化」をする。Outlook Expressのツールバーから[ファイル]→[フォルダ]と進むと(現在表示されているフォルダに限っての)[最適化]または[すべてのフォルダを最適化する]を選ぶことができる。最適化をすると、まずバックアップ用のdbxファイルを作り、さらに新しいdbxファイルを作成して、生きているメールだけをそのファイルに書き込み、保存し直す。作業が終わると、バックアップ用のファイルをごみ箱に捨てる。

 約1万5000通のメールを37フォルダに分けて保存してある筆者PCで、すべてのフォルダの最適化作業をすると、15秒ほどかかる。PCを買ってから1度も最適化していない人は、5分かかるか10分かかるかわからないが、1度やってみるとよい。その後は週1回などと決めてやればよい

 詳しくは別の場所に書くが、PC全体の最適化作業も週1回などと決めてやるとよい。最初だけは、(1)不要プログラムの削除、(2)不要ファイルの削除、(3)ワープロその他の不要バックアップ・ファイルの削除、(4)スタートアップ・プログラムの見直し、(5)デスクトップの掃除(不要ショートカットの削除)、(6)ディスククリーンアップ、(7)フリーソフトCCleanerによる掃除、(8)セーフモードでのディスク デフラグ、(9)通常モードでのディスク デフラグを(以上の順序で)やったほうがよい。その結果、HDDにかなりの空きができる(まったくやったことがない人が徹底的にやれば、0.5GB〜1GBやそこらは空くはず)。しかもHDDが整理されるので、PCはかなり速くなる。30日試用可の専用デフラグソフトをダウンロードして、(8)〜(9)段階をやってもよい。どんなソフトでも、起動するのに30秒というような時間がかかる人は、メモリを増強したうえでやるべきである。ここ数年間に出たPCは、メモリに余裕があり、最適化さえしてあれば、どんな面倒くさいソフトを起動しても、30秒なんて時間はかからないはずだからだ。

おまけ:メールの設定

(1)メールの設定の仕方

 メーラーごとにサポートサイトがあるほか、多くのプロバイダがガイドサイトを設けているから、参考にするとよい。

(2)Outlook Expressの設定例

 ツールバーの[ツール]→[オプション]でオプション設定画面が開く。坂本が推奨する設定例は以下。明記していないものはデフォルトでよい。◎→「チェック(またはラジオボタン)を入れたほうがよい」、○→「坂本はチェックを入れているが、好み次第」、△→「坂本はチェックを入れていないが、好み次第」、□→「時間など、坂本の設定例であり、好みで変えてよい」、※→「その他、参考」の意味。一通り設定が終わったら[適用][OK]の順に押して終了する。

全般
◎起動時に[受信トレイ]を開く
○メッセージが届いたら音を鳴らす
◎起動時にメッセージの送受信を実行する
◎新着メッセージをチェックする □15分ごと
読み取り
◎次の時間プレビューするとメッセージを開封済みにする □1秒
◎プレビューウィンドウで表示するメッセージを自動的にダウンロードする
△メッセージはすべてテキスト形式で読み取る
◎一覧ですべて表示できないアイテムにヒントを表示する
※[フォント]をクリックし、好みの書体、文字のサイズを選ぶとよい。
確認メッセージ
◎開封確認メッセージを送信しない
送信
◎[送信済みアイテム]に送信メッセージのコピーを保存する
返信したメッセージの宛先をアドレス帳に追加する
◎メッセージ作成時に、自動的に電子メール アドレスを完了する
◎返信に元のメッセージを含める
◎メール送信の形式 テキスト形式(注:HTML形式のメールを送ることは推奨しない。とくにビジネスでは、広告を除き、送るべきでない)
作成
※作成時のフォント メール:[フォントの設定]をクリックし、好みの書体、文字のサイズを選ぶとよい。
署名
◎すべての送信メッセージに署名を追加する
セキュリティ
◎制限付きサイト ゾーン(安全性が向上します)
◎ほかのアプリケーションが私の名前でメールを送信しようとしたら警告する
◎ウイルスの可能性がある添付ファイルを保存したり開いたりしない
◎HTML 電子メールにある画像および外部コンテンツをブロックする
※別途ファイアウォールソフトを導入することを強く推奨。
接続
※接続方法は人によって異なるので略
メンテナンス
◎終了時に[削除済みアイテム]を空にする
◎ウイルスの可能性がある添付ファイルを保存したり開いたりしない
◎HTML 電子メールにある画像および外部コンテンツをブロックする